Huishoudelijk Reglement en Statuten
Huishoudelijk Reglement en Statuten
HUISHOUDELIJK REGLEMENT NEDERLANDSE VERENIGING LANGUEDOC-ROUSSILLON
(Gewijzigd maart 2013)
Artikel 1. Inkomsten.
1.1. Leden, die na 1 februari toetreden, betalen een tijdsevenredig deel van de jaarcontributie. (1/12 delen).
1.2. Het bestuur is bevoegd om in bijzondere gevallen (gedeeltelijke) vrijstelling van contributie te verlenen.
1.3. Het bestuur stelt jaarlijks aan de ALV de hoogte van de contributie door de leden voor ter vaststelling.
1.4. Het bestuur bepaalt: * de hoogte van de donateurbijdrage of bijdrage abonnement NieuwsNed; * de advertentiekosten voor het informatiebulletin en advertentiekosten van banners op de website; * de hoogte van de sponsorbijdragen; * de acceptatie van giften.
1.5. De contributie en donateurbijdrage dienen uiterlijk op 31 januari van het betreffende jaar te worden voldaan. Opzegging van het lidmaatschap of donateurschap dient uiterlijk op 30 november vóór het komende jaar schriftelijk bij de ledenadministratie binnen te zijn.
Artikel 2. Introductie.
2.1. Leden en ereleden kunnen introducés meenemen naar door de vereniging te organiseren activiteiten. Introducés hebben geen recht op toegang tot de algemene ledenvergadering.
Introductie kan ten hoogste tweemaal plaatsvinden. Het bestuur bepaalt een toeslag voor deelname aan een Activiteit.
Artikel 3. Bestuur.
3.1. Uiterlijk een maand voor de datum van de betreffende algemene ledenvergadering wordt de, zo mogelijk door het bestuur, opgemaakte voordracht voor de te vervullen vacatures aan de leden verzonden.
3.2. Namen van kandidaten voor te vervullen vacatures kunnen eveneens door ten minste tien (ere)leden schriftelijk bij de secretaris worden ingediend, uiterlijk 14 dagen voor de datum van de betreffende algemene ledenvergadering.
3.3. Voor rechtshandelingen tot en met € 750,- ( FF 5000. -) is de vereniging gebonden door de penningmeester. Boven de € 750.- (FF 5000.-) is de vereniging verbonden door de voorzitter en de penningmeester.
Artikel 4. Voorzitter.
4.1. De voorzitter belegt en leidt alle vergaderingen. Bij verhindering wordt hij vervangen door de vice-voorzitter en in tweede instantie door de secretaris.
4.2. De voorzitter coördineert de werkzaamheden van het bestuur, houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement en de uitvoering van de besluiten van de vergaderingen.
Artikel 5. Secretaris.
5.1. De secretaris stelt een verslag op van alle vergaderingen. Deze verslagen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Alle archivering vindt plaats bij de secretaris.
5.2. De secretaris verzendt de berichten aan alle betrokkenen en verzorgt de benodigde correspondentie, zo nodig onder afstemming met de voorzitter. Hij stelt een jaarverslag op vóór de laatste bestuursvergadering voorafgaande aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering ten behoeve van deze ledenvergadering, al dan niet met bijdrage van/door de overige bestuursleden.
Artikel 6. Penningmeester.
6.1. De penningmeester is belast met het beheer van de gelden, waaronder de inning van de contributies, donateurbijdragen, sponsorbijdragen en advertentiekosten.
6.2. De penningmeester stelt vóór de laatste bestuursvergadering voorafgaande aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering ten behoeve van deze ledenvergadering op: een balans per 31 december voorafgaand, een staat van lasten en baten over het verstreken administratieve jaar, een financiële informatie over het lopende administratieve jaar en een begroting en contributievoorstel voor het komende jaar. E.e.a. voorzien van een toelichting.
Artikel 7. Overige leden van het bestuur.
7.1. Dezen vervullen de werkzaamheden die aan hen bij de taakverdeling binnen het bestuur
zijn toevertrouwd.
Zij stellen eveneens vóór de laatste bestuursvergadering voorafgaande aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering een verslag op dat, afhankelijk van de besluitvorming dienaangaande binnen het bestuur, al dan niet wordt geïntegreerd in het verslag van de secretaris.
7.2 De ledenadministrateur houdt het (ere)ledenregister bij.
Artikel 8. Algemene ledenvergadering.
8.1. De (ere)leden die op de algemene ledenvergadering aanwezig zijn dienen de presentielijst te tekenen uit eigen hoofde en uit hoofde van hen, die zij bij schriftelijke volmacht vertegenwoordigen. Maximaal twee (ere) leden kunnen door een aanwezig lid worden vertegenwoordigd.
8.2. Over personen wordt schriftelijk gestemd tenzij de vergadering met algemene stemmen besluit hiervan af te zien.
Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de meerderheid van de vergadering schriftelijke stemming wenst. Ingeval van schriftelijke stemming wijst de voorzitter twee stemtellers aan.
8.3. Ieder stemgerechtigd lid is bevoegd om voorstellen tenminste veertien dagen voor de datum van de algemene ledenvergadering bij de secretaris ingediend, op de agenda te plaatsen, mits deze voorstellen voorzien zijn van de handtekeningen en de namen van tenminste een twintigste deel van het aantal (ere)leden, volgens de laatst gepubliceerde lijst van de secretaris.
8.4. Verslagen van de algemene ledenvergadering worden uiterlijk binnen vier maanden na afloop van de vergadering door de secretaris aan de (ere)leden toegezonden.
8.5. Het bestuur gaat op een hiertoe strekkend en met opgave van redenen ingediend verzoek van ten minste een vierde gedeelte van de stemgerechtigde leden over tot het beleggen van een algemene ledenvergadering.
8.6. Mocht het bestuur in deze in gebreke blijven gedurende een maand na binnenkomst van het verzoek, dan zijn de betreffende stemgerechtigde leden bevoegd om toch een
algemene ledenvergadering bijeen te roepen. De aldus bijeengeroepen vergadering wijst uit haar midden een voorzitter en secretaris aan. De vergadering is bevoegd tot het
nemen van besluiten over de onderwerpen die in het verzoek aan het hierboven gemelde bestuur zijn gedaan.
Vastgesteld op de ALV van 21 maart 2013.
NEDERLANDSE VERENIGING LANGUEDOC-ROUSSILLON NVLR
STATUTEN
(gewijzigd mei 2001)
Artikel 1. Naam en zetel.
1.1. De vereniging draagt de naam: Nederlandse Vereniging Languedoc-Roussillon. Afgekort:
NVLR. De vereniging kent geen winstoogmerk en is opgericht voor onbepaalde duur.
De vereniging is gevestigd ten huize van de voorzitter of van een van de overige bestuursleden te bepalen door het vigerende bestuur.
De vereniging valt onder de Franse “Loi de 1901”.
Artikel 2. Doelstelling.
2.1. Het bevorderen van het onderlinge contact tussen en de informatievoorziening aan de leden van de vereniging. Het versterken van de banden met Nederland en Frankrijk alsmede de relatie tussen Nederlanders, Fransen en personen van andere nationaliteit binnen de Languedoc-Roussillon. Daartoe worden activiteiten ontwikkeld.
De vereniging onderhoudt tevens contacten met andere dergelijke verenigingen in Frankrijk.
Artikel 3. Activiteiten.
3.1. Activiteiten van een meer algemeen karakter, worden door het bestuur georganiseerd.
Ten behoeve van de organisatie van activiteiten in nader te bepalen deelgebieden van de Languedoc- Roussillon, kan het bestuur activiteitencommissies benoemen, die in grote mate van zelfstandigheid de activiteiten organiseert. Taak en bevoegdheden van de commissies kunnen door het bestuur schriftelijk worden geregeld.
Voor de organisatie van specifieke activiteiten door een of meerdere leden dient overleg plaats te vinden met de activiteitencommissie in de betrokken regio, dan wel, met het bestuur.
3.2. Alle activiteiten dienen in principe selfsupporting te zijn. De mogelijkheid bestaat van een financiële of garantieondersteuning vanuit de vereniging, alsdan in overleg met en na goedkeuring van het bestuur.
3.3. De activiteitencommissies leggen ter controle bij de penningmeester van de vereniging financiële verantwoording af, uiterlijk twee maanden voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
Artikel 4. Administratief jaar.
4.1. Het administratieve jaar valt samen met het kalenderjaar.
Artikel 5. Lidmaatschap.
5.1. Van de vereniging kunnen lid worden meerderjarige personen die de Nederlandse nationaliteit bezitten of meerjarig bezeten hebben. In alle overige gevallen beslist het bestuur over de toelating.
5.2. De bestuursleden moeten leden van de vereniging zijn. Hun functies zijn onbezoldigd.
5.3. De leden hebben de volgende rechten:
Actief en passief kiesrecht, stemrecht, toezending van informatiebulletins, en recht op deelname aan de activiteiten, tegen de vastgestelde prijs.
Zij betalen contributie.
5.4. Naast de leden kent de vereniging ereleden en donateurs.
5.5. Ereleden worden door de algemene vergadering op voordracht van het bestuur benoemd; zij hebben dezelfde rechten en plichten als de leden. Zij betalen geen of een aangepaste contributie te bepalen door het alsdan vigerende bestuur.
5.6. Donateurs ontvangen de informatiebulletins van de vereniging. Zij hebben geen kies en of stemrecht. Zij kunnen deelnemen aan activiteiten met bijbetaling van een door het bestuur te bepalen bijdrage. Zij betalen een donateurbijdrage. Zij hebben geen recht op toegang tot de algemene ledenvergadering.
5.7. De algemene ledenvergadering kan op voorstel van het bestuur een beschermheer/-vrouw en erevoorzitter(s) benoemen. De rechten en verplichtingen zullen in deze gevallen door het bestuur worden geregeld.
5.8. Het (ere-)lidmaatschap eindigt door:
– opzegging per brief aan de secretaris, uiterlijk een maand voor het beëindigen van het administratief jaar;
– overlijden;
– royement door het bestuur wegens wanbetaling of wangedrag.
5.9. De contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur.
Artikel 6. Bestuur.
6.1. De vereniging wordt bestuurd door het bestuur.
Het aantal bestuursleden bedraagt minimaal drie en maximaal zeven.
- De voorzitter en de overige bestuursleden worden gekozen door de algemene ledenvergadering bij meerderheid van stemmen. De zittingstermijn van de bestuursleden is drie jaar. Allen zijn eenmaal herverkiesbaar. De bestuursleden zijn door de algemene ledenvergadering bij meerderheid van stemmen afzetbaar.
6.3 Op voorstel van de voorzitter zal het bestuur in onderling overleg de functies verdelen van vice-voorzitter, secretaris, penningmeester en verder. Combinatie van functies is mogelijk. De combinatie van secretaris en penningmeester is niet mogelijk.
6.4 Het dagelijks bestuur bestaat uit: voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester.
De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte, doch hij kan deze verantwoordelijkheid delegeren aan leden van het dagelijks bestuur.
6.5. Het bestuur heeft de leiding van de vereniging, verricht de nodige handelingen en legt verantwoording af aan de algemene ledenvergadering.
6.6. Het bestuur vergadert ten minste eenmaal per kwartaal en voorts op verzoek van de voorzitter of van tenminste drie overige bestuursleden.
6.7 Het bestuur beslist bij meerderheid van stemmen; bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. De aanwezigheid van drie bestuursleden, waaronder tenminste twee leden van het dagelijks bestuur, is vereist voor een geldige besluitvorming.
Artikel 7. Algemene ledenvergadering.
- De algemene ledenvergadering, bestaande uit stemgerechtigde leden, heeft de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid van de vereniging.
- De algemene ledenvergadering vindt in beginsel eenmaal per jaar plaats. Voorts wanneer het bestuur of een bij het huishoudelijk reglement te bepalen aantal stemgerechtigde leden een vergadering noodzakelijk acht.
7.3. De algemene ledenvergaderingen worden gehouden op een door het bestuur vast te stellen plaats, binnen de Languedoc-Roussillon, en tijd.
De oproep tot een algemene ledenvergadering geschiedt schriftelijk met in achtneming van een termijn van tenminste veertien dagen vanaf de verzending van de oproep. De oproep wordt vergezeld van een agenda en eventueel toelichting en stukken.
7.4. De jaarlijkse algemene ledenvergadering (uiterlijk in november) bevat in ieder geval de agendapunten:
Balans per 31 december voorafgaand,
staat van lasten en baten over het verstreken administratieve jaar, financiële informatie over het lopende administratieve jaar, begroting en contributie voor het komende jaar. Alles voorzien van een toelichting.
Informatie over de plaatsgevonden activiteiten en geplande activiteiten.
Verslag van de kascommissie en verkiezing van de nieuwe commissie.
Goedkeuring van de balans en staat van lasten en baten strekt tot decharge van de penningmeester.
7.5 Alle besluiten van de algemene ledenvergadering worden genomen bij meerderheid van stemmen.
Bij het staken van de stemmen wordt het betreffende voorstel afgewezen.
7.6. De stemprocedure wordt geregeld bij huishoudelijk reglement.
Artikel 8. Kascommissie.
8.1. De algemene ledenvergadering benoemt, zo mogelijk op voorstel van het bestuur, een kascommissie, bestaande uit minimaal twee leden. Deze commissie dient de door de penningmeester opgestelde jaarstukken op hun aanvaardbaarheid te controleren. De benoemde commissie brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit in de daarna komende jaarlijkse algemene ledenvergadering. De leden van de kascommissie worden benoemd voor een periode van een of twee jaar. Zij mogen niet voor een zelfde aaneensluitende periode worden benoemd.
Artikel 9. Ontbinding.
9.1 Tot ontbinding van de vereniging kan alleen in een daartoe opgeroepen algemene ledenvergadering worden besloten met een meerderheid van tweederde van de stemmen. De vereffening geschiedt door het bestuur, volgens de door de algemene vergadering te geven richtlijnen.
Artikel 10. Aanmelding van wijzigingen.
10.1. Van de statuten wordt een versie gemaakt in de Franse taal, die wordt goedgekeurd door het bestuur.
Binnen drie maanden nadat tot bestuurswijziging, wijziging van de statuten of wijziging van de vestigingsplaats van de vereniging is besloten meldt de secretaris dit bij de Prefectuur van het departement waar de vereniging de vestigingsplaats heeft gekozen. De statutenwijziging treedt eerst dan in werking.
Artikel 11. Onvoorziene gevallen.
11.1. In gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur.
